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个人邮箱为什么不适合再用?不懂你一定后悔
客户经历:
我是做元器件贸易的,一个月前,我在一个朋友张总的公司喝茶(同行),他与一个俄罗斯过来的客户见面会谈,准备签约成为供应合作商。
对方跟我这个朋友相互交换了名片。对方看到名片后很诧异地问:贵公司规范吗?一时间我们面面相觑,有点不明所以。
其实看名片无论是设计还是LOGO都很精致,包括朋友公司装修都非常大气,但邮箱地址引起了客户的不信任,因为邮箱是普通的QQ邮箱。
对方直接告诉我们,如果成为公司合作供应商,请不要直接与他们总公司联系,必须先将邮件发给她,由她代为转达。其中的意思非常明确。
企业邮箱代表公司或业务人员出行在外的规范与合作安全。直到现在,当我看见一些企业同行的名片上印有个人邮箱时,心想着他一定在不知不觉中丢失客户,却又不知所以然吧。
以上是我客户的亲身经历。对于行业专业人员来说,邮箱是企业和客户之间最重要的联系手段之一,也是专业度和安全性的有力证明,更是国界之间不可或缺的优质桥梁。
但是我们现在仍然可以看到,可能是不重视或者还没有意识到企业邮箱的重要性,大量的公司、团队还是没有申请企业邮箱的,依旧使用的是免费邮箱。
Part.1 有助于品牌形象推广
如果一个企业或者一个团队的名片上印着的邮箱是五花八门的,客户看了(主要是指高端客户、外资客户)肯定会皱眉头的。
企业邮箱以公司域名为邮箱后缀(比如:admin@qianxing.info),所有员工邮箱均为统一格式,有助于展示统一的企业形象,邮箱用户名可以采用员工姓名+域名后缀,便于记忆。
Part.2 保证邮件往来安全
与客户在日常合作沟通过程中所涉及到的文件、信息都非常重要,绝对不容有失,因此对邮箱标准与安全具有较高的要求。企业邮箱在安全性、稳定性以及防病毒、反垃圾邮件功能方面远高于个人邮箱,有专门的售后服务支持,服务品质更适于企业业务往来。
Part.3 邮箱的记忆和证据保存功能
在业务开展合作沟通过程办理的过程中,往往和客户就某些问题达成重要共识,或者同意变更、增加原来计划之外的某些事项以及重要业务订单等,这个时候需要在邮件中进行确认,而不是就口头答应确认。随着时间的延长、人事的变更,很多的承诺、约定都会记不得,逐渐淡忘。
如果在邮件中有记载,只要查看邮件记录即可,此时邮件起到了一个证据保存的作用,避免双方就变更内容产生争议。
Part.4 方便企业管理
统一使用企业邮箱,可以方便地对工作邮件备份、监控、管理,防止邮件意外丢失。企业邮箱可方便地自行管理,可自由命名、分配容量、自行群发、分组、修改密码、设定功能限制等,这些都是个人邮箱望尘莫及的。
就算员工离职了,企业邮箱的内容仍然可以完整保存下来,而不会导致客户信息和数据的丢失。
其实企业邮箱的好处还有很多,个人邮箱毕竟不太适合正式的商务场合,除了容量有限制以外,对客户的信任感也会产生一些影响。所以,在尽可能的情况下,还是选择属于企业自己的域名邮箱吧
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